Отправить статью

Разговорная увертюра или коммуникационные правила начала любого разговора

Бизнес-консультант, писатель
Поставить задачу сотруднику или узнать о ее выполнении — все это коммуникации, разговоры. Перед разговором необходимо включить собеседника в разговор и захватить его внимание к теме разговора. Добавление двух простых шагов в речь делает коммуникации руководителя с сотрудниками гораздо более эффективными.

Чем бы вы ни были заняты до настоящего момента, с первых строк этого текста придется отвлечься на чтение минут на десять, чтобы узнать новое, важное и полезное для практики руководителя.
Всякий разговор руководителя с подчиненным с чего-то да начинается. Однако вовсе не все равно, с чего начать разговор, ведь от этого зависит и течение разговора и его результаты.

С чего же начать разговор с подчиненным сотрудником, чтобы добиться от разговора высокой эффективности?


Всякий разговор с сотрудником должен начинаться с введения, чтобы:
  1. Ввести сотрудника в разговор, чтобы он был в разговоре, а не где-то в своих заботах.
  2. Ввести сотрудника в тему разговора, чтобы он понимал, о чем идет речь и сохранял внимание в ходе разговора.
После такого двойного введения сотрудник будет подготовлен к разговору со своим руководителем.

1. Как ввести сотрудника в разговор


Когда руководитель собирается поговорить с сотрудником, например, поставить ему задачу или узнать о выполнении поставленной задачи, не всякий раз окажется, что сотрудник готов к разговору.

Определенно, до начала разговора с руководителем сотрудник что-то делал, о чем-то думал. Если просто начать разговор с сотрудником, он некоторое время по инерции продолжит делать то, что делал, хотя бы и мысленно, а также думать о том, о чем думал, даже если кажется внимательно слушающим своего руководителя.

Необходимо помочь сотруднику сначала «отключиться» от прежних дел и мыслей, а затем «включиться» в разговор с руководителем. Для решения этих двух коммуникационных задач следует:
  1. Спросить, чем сотрудник только что был занят. Выслушать, но не позволять рассказывать об этом долго — остановить рассказ: «Хорошо!», «Я понял!».
  2. Сообщить о намерении поговорить и теме разговора: «Я хочу поговорить с вами о новом задании». «Мне нужно задать вам вопросы о ходе выполнения моего задания».
  3. Сообщить о необходимом для разговора времени и выбранном месте разговора: «Мне потребуется пятнадцать минут. Поговорить мы можем прямо здесь, на вашем рабочем месте». «На разговор потребуется полчаса. Мы будем говорить в моем кабинете».
  4. Согласовать продолжительность разговора и место его проведения. Может оказаться, что сейчас разговор нужной продолжительности нежелателен по оправданным причинам — сотрудник выполняет важное задание, нельзя остановить процесс, предстоит важное дело, он нездоров и т.п. В этом случае разговор придется перенести или сократить. Если же условия для разговора есть, можно продолжать.
Первая коммуникационная задача решена — сотрудник введен в разговор.

2. Как ввести сотрудника в тему разговора

В каждом действии есть цель. Разговор с сотрудником имеет цели:
  1. Сообщить сотруднику информацию, например, об оценке его работы;
  2. Получить от сотрудника информацию, например, о ходе работы;
  3. Оказать на сотрудника воздействие, чтобы он изменил свое поведение или совершил действие, например, ускорил темпы работы.
Для достижения перечисленных целей разговора необходимо, чтобы сотрудник понимал содержание речи руководителя и сохранил внимание на протяжении всего времени разговора. Внимание сотрудника будет захвачено если последовательно сообщить ему:
  1. О ситуации, например, «К пятнице руководство затребовало отчет о продажах».
  2. О проблеме в ситуации, например, «Данные о продажах не собраны».
  3. О способе решения проблемы, например, «Необходимо получить данные о продажах от каждого продавца».
Внимание сотрудника захвачено, и он введен в тему предстоящего разговора. С этого момента сотрудник сохранит внимание до завершения разговора. Важно, чтобы последующий разговор был иерархически структурирован — сначала сообщается нечто общее, затем детали этого общего, например, «Отчет о продажах должен быть качественным. Понятным, коротким, без ошибок».

Кстати, статья составлена с соблюдением описанных коммуникационных правил, и это позволяет читателям убедиться в действенности простых коммуникационных правил начала разговора. Идеи статьи структурированы. Однако об иерархическом структурировании речи будет опубликована отдельная статья.
Деловой мир в
и
Деловой мир в
и
13 комментариев
Марат Мифтахов
01 марта в 16:40
Спасибо автору за работу, полностью согласен с поставленной целью и она при выполнение всех условий будет выполнена.
0
0
Ответить
Мифтахов, вы сами поняли, что написали?
0
0
Ответить
Спасибо, Марат!
0
0
Ответить
Галина Парулава
01 марта в 16:47
Очень полезно Многие руководители не знают этих правил Да и в быту умение правильно включаться в диалог поможет избежать многих недоразумений и сбережет нервы!
0
+1
Ответить
Спасибо, Галина!
0
0
Ответить
Александр Крымов
01 марта в 21:14
Посмотрел другие работы Сергея. Вполне внятные. Сергей, эта публикация ТОЧНО ВАША??? Стиля и уровня не узнаю...
А очень жаль Остальное-то - Класс!
0
+1
Ответить
Спасибо, Александр! И сам обеспокоен - что случилось со слогом? Вернусь к старью, пропитаюсь и возьмусь за новые статьи :) Обратная связь принята!
0
0
Ответить
Сергей, мне не вас учить: вы и так мастер.
Один совет: я никогда не публикую ничего сразу. Сначала пишу (обычно по ночам), следующей ночью перечитываю и, как Микеланжело, убираю все лишние слова. Удачи, коллега!
0
0
Ответить
Айдос К.
02 марта в 05:48
Не думал, что так тяжело начать разговор с сотрудниками)
Смысловую нагрузку статьи не уловил...
0
0
Ответить
Сергей Русаков Айдос К.
05 марта в 15:21
Спасибо! Не так тяжело начинать разговор с сотрудниками, как не получается начать разговор правильно, наиболее рационально, чтобы ничего не упустить. Если содержание разговора не критично. например, с точки зрения юридических аспектов, то можно и не беспокоиться о том, что и в какой последовательности сказать. В целом же, лучше говорить полагающиеся слова, чтобы разговор был содержательным и влияющим на поведение.
0
0
Ответить
Сергей Русаков Айдос К.
05 марта в 15:28
Спасибо, Людмила! Думаю, что "контекст предстоящего разговора" - это именно то, или почти то, о чем я собирался сказать в своей статье, посвященной простым приемам начала коммуникаций.
0
0
Ответить
Сергей Русаков Айдос К.
05 марта в 15:30
Спасибо, Людмила! Всего лишь поделился правилами начала разговора. Вы назвали одно из таких правил "создаю контекст предстоящего разговора". Рад, что Вам понравилась статья. Над стилем текста поработаю.
0
0
Ответить
Спасибо за статью. Согласна с Александром Крымовым в том, что немного невнятно. Статья хороша тем. что обращает внимание руководителей на то, что проблема непонимания, нечеткого, несвоевременного выполнения их заданий и поручений лежит на поверхности, поэтому, прежде чем давать распоряжения, я создаю контекст предстоящего разговора.Этому я научилась у своего вышестоящего руководителя.
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь