Отправить статью или инфоповод

Разговорная увертюра или коммуникационные правила начала любого разговора

Разговорная увертюра или коммуникационные правила начала любого разговора
Бизнес-консультант, писатель
Поставить задачу сотруднику или узнать о ее выполнении — все это коммуникации, разговоры. Перед разговором необходимо включить собеседника в разговор и захватить его внимание к теме разговора. Добавление двух простых шагов в речь делает коммуникации руководителя с сотрудниками гораздо более эффективными.

Чем бы вы ни были заняты до настоящего момента, с первых строк этого текста придется отвлечься на чтение минут на десять, чтобы узнать новое, важное и полезное для практики руководителя.

Всякий разговор руководителя с подчиненным с чего-то да начинается. Однако вовсе не все равно, с чего начать разговор, ведь от этого зависит и течение разговора и его результаты.

С чего же начать разговор с подчиненным сотрудником, чтобы добиться от разговора высокой эффективности?


Всякий разговор с сотрудником должен начинаться с введения, чтобы:
  1. Ввести сотрудника в разговор, чтобы он был в разговоре, а не где-то в своих заботах.
  2. Ввести сотрудника в тему разговора, чтобы он понимал, о чем идет речь и сохранял внимание в ходе разговора.
После такого двойного введения сотрудник будет подготовлен к разговору со своим руководителем.

1. Как ввести сотрудника в разговор


Когда руководитель собирается поговорить с сотрудником, например, поставить ему задачу или узнать о выполнении поставленной задачи, не всякий раз окажется, что сотрудник готов к разговору.

Определенно, до начала разговора с руководителем сотрудник что-то делал, о чем-то думал. Если просто начать разговор с сотрудником, он некоторое время по инерции продолжит делать то, что делал, хотя бы и мысленно, а также думать о том, о чем думал, даже если кажется внимательно слушающим своего руководителя.

Необходимо помочь сотруднику сначала «отключиться» от прежних дел и мыслей, а затем «включиться» в разговор с руководителем. Для решения этих двух коммуникационных задач следует:
  1. Спросить, чем сотрудник только что был занят. Выслушать, но не позволять рассказывать об этом долго — остановить рассказ: «Хорошо!», «Я понял!».
  2. Сообщить о намерении поговорить и теме разговора: «Я хочу поговорить с вами о новом задании». «Мне нужно задать вам вопросы о ходе выполнения моего задания».
  3. Сообщить о необходимом для разговора времени и выбранном месте разговора: «Мне потребуется пятнадцать минут. Поговорить мы можем прямо здесь, на вашем рабочем месте». «На разговор потребуется полчаса. Мы будем говорить в моем кабинете».
  4. Согласовать продолжительность разговора и место его проведения. Может оказаться, что сейчас разговор нужной продолжительности нежелателен по оправданным причинам — сотрудник выполняет важное задание, нельзя остановить процесс, предстоит важное дело, он нездоров и т.п. В этом случае разговор придется перенести или сократить. Если же условия для разговора есть, можно продолжать.
Первая коммуникационная задача решена — сотрудник введен в разговор.

2. Как ввести сотрудника в тему разговора


В каждом действии есть цель. Разговор с сотрудником имеет цели:
  1. Сообщить сотруднику информацию, например, об оценке его работы;
  2. Получить от сотрудника информацию, например, о ходе работы;
  3. Оказать на сотрудника воздействие, чтобы он изменил свое поведение или совершил действие, например, ускорил темпы работы.
Для достижения перечисленных целей разговора необходимо, чтобы сотрудник понимал содержание речи руководителя и сохранил внимание на протяжении всего времени разговора. Внимание сотрудника будет захвачено если последовательно сообщить ему:
  1. О ситуации, например, «К пятнице руководство затребовало отчет о продажах».
  2. О проблеме в ситуации, например, «Данные о продажах не собраны».
  3. О способе решения проблемы, например, «Необходимо получить данные о продажах от каждого продавца».
Внимание сотрудника захвачено, и он введен в тему предстоящего разговора. С этого момента сотрудник сохранит внимание до завершения разговора. Важно, чтобы последующий разговор был иерархически структурирован — сначала сообщается нечто общее, затем детали этого общего, например, «Отчет о продажах должен быть качественным. Понятным, коротким, без ошибок».

Кстати, статья составлена с соблюдением описанных коммуникационных правил, и это позволяет читателям убедиться в действенности простых коммуникационных правил начала разговора. Идеи статьи структурированы. Однако об иерархическом структурировании речи будет опубликована отдельная статья.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно