Закрыть
Закрыть
Как это работает?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Как это работает?
Как это работает?
Прислать статью

Как выявить потери и рассчитать оптимальную численность персонала

Поделиться
0
Как выявить потери и рассчитать оптимальную численность персонала
Генеральный директор «Cost'a Consulting Group»
В статье рассматривается подход к определению оптимальной численности персонала с учетом исключения непроизводительных операций (потерь). Также, высказывается мнение о полезности работы в ограниченных ресурсах с точки зрения поддержания в тонусе управленческих навыков.

Процесс управления численностью в организациях (см. рисунок 1) имеет большое значение как с точки зрения обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции/услуг, так и с точки зрения поддержания в тонусе управленческих компетенций.


Рисунок 1. Модель управления численностью

Конкурентоспособность выпускаемой продукции/услуг обеспечивается за счет формирования оптимальной себестоимости. Так, затраты на персонал в производственных компаниях могут составлять 3-25%, а в сфере услуг — до 80%. В условиях падения продаж и снижения прибыли, борьба за себестоимость выпускаемой продукции идет за каждый процент.

Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

Наиболее точным подходом к расчету оптимальной численности является анализ рабочего времени, выявление потерь и разработка мероприятий по их снижению (ликвидации).

Для анализа структуры времени может быть использован подход из концепции бережливого производства (LEAN), где все операции разделяются на три группы:
  1. Добавляющие стоимость;
  2. Не добавляющие стоимость, но необходимые для выполнения операций из п.1.;
  3. Не добавляющие стоимость, деятельность может выполняться и без них.
Основными потерями являются все операции, не добавляющие стоимость (т.е. те операции, за которые внешний клиент не готов платить), к ним относят:
  • Лишние перемещения/движения на рабочем месте;
  • Ожидания работы;
  • Согласование документов и иные ожидания управленческих решений;
  • Встречи и звонки;
  • Поиск информации;
  • Исправление ошибок, переделывания и т.п.
Пример анализа рабочего времени (монтаж электрических шкафов):


Нажмите чтобы увеличить

Задача менеджмента выявлять и организовывать работу по их устранению.

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

В качестве основных инструментов выявления потерь рабочего времени является проведение фотографий рабочего времени. Сейчас используются различные формы организации данной работы — самофотография (на рабочий стол устанавливается специальный софт), видео-наблюдения по данным камеры в помещении или закрепленной на каску рабочего или простой бланк, куда вручную заносятся увиденные нормировщиком операции. Но суть метода остается прежней — поминутно расписать все действия сотрудника в течении рабочего дня и классифицировать операции на добавляющие и не добавляющие стоимость (см таблицу 1).


Рисунок 2. Фрагмент ФРВ машиниста крана

Поддержка в тонусе управленческих компетенций менеджеров организации достигается за счет постоянного поиска резервов повышения производительности труда и работы в ограниченных ресурсах.

Поиск резервов может осуществляться в рамках устранения потерь рабочего времени, о которых говорилось выше или в более масштабном смысле «потерь» — когда рассматриваются не только человеческие ресурсы, но и все ресурсы организации: производство, логистика, закупки, продажи, НИОКР и т.п.

Тогда список потерь выглядит таким образом:
  1. Перепроизводство продукции;
  2. Брак;
  3. Лишние движения;
  4. Транспортировка;
  5. Ожидания;
  6. Излишняя обработка;
  7. Хранение запасов;
  8. Использование высокой квалификации на неквалифицированной работе.
Под каждый из видов потерь руководитель должен организовать разработку мероприятий по их снижению/ликвидации, а затем руководить процессом внедрения. В такие проекты должны быть вовлечены руководители и специалисты всех уровней — ключевые фигуры в бизнес-процессах. Подобные проекты реализуются от одного года до 3-4 лет и требуют значительных усилий как менеджмента, так и сотрудников организации.

Если говорить о работе в ограниченных условиях, как способе поддержания управленческого тонуса, то это достигается за счет расчета оптимальной численности без учета пиковых значений по загрузке.

Практически в каждом бизнесе есть свои циклы загрузки — на каких-то предприятиях это сезонность (например, в строительстве бум начинается с весны и продолжается до середины осени, а потом — затишье), у кого-то это определенные дни недели (FMCG, продажа колбасы лучше осуществляется ближе к выходным) и т.д.

Как правило, руководители подразделений стараются содержать штат сотрудников, который мог бы легко справиться с пиковой нагрузкой. При этом, в остальные периоды можно обнаружить резервы или проще говоря — простои персонала.

Здесь уже не справится с помощью простых замеров рабочего времени — нужна динамическая модель, которая бы позволяла осуществлять расчет численности в зависимости от объемов работ.

В качестве такой модели выступает т.н. «калькулятор численности», который разрабатывается на базе EXCEL, но со временем должен быть интегрирован в бюджетную модель организации.

Пример «движка» такого калькулятора, разработанного для промышленного предприятия (изготовление труб) представлен ниже:


Рисунок 3. Модель расчета численности

В качестве входящей информации для расчета численности используются данные об объеме выпускаемой продукции в ассортименте. На выходе получаем расчет необходимой численности по рабочим местам и зонам обслуживания. Внутри «движка» используются данные замеров длительности операций на основании фотографий рабочего времени в привязке к технологическому процессу и видам оборудования.

За счет использования такой модели руководство предприятия точно знает, сколько людей и в какой период потребуется для выполнения плана. Теперь остается спланировать загрузку персонала с учетом неравномерного плана выпуска — кого-то пораньше отпустить в отпуск, заранее договориться с подрядчиками, изменить график работы и иные мероприятия по гармонизации загрузки.

Заключение


Анализ и выявление потерь, разработка мероприятий по их устранению является неотъемлемой частью работы современного менеджмента организаций. Чаще всего данный функционал сосредоточен в подразделениях HR-отдел организации труда или в подразделении по развитию производственной системы.

Но наиболее сложной задачей является внедрение улучшений. Исключение выявленных потерь относится к области привычек и сформировавшихся десятилетиями навыков работы персонала, а это сложная категория воздействия. Работа по внедрению изменений — сложный многоуровневый процесс, который включает в себя как знания технологии, так и социально-психологических аспектов управления людьми.
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Генеральный директор «Cost'a Consulting Group»
Нативная реклама в
Подробнее
Полезные статьи
к вам на почту
Подпишитесь на рассылку
Подписаться!
24 комментария
Лобанов Николай
28 апреля в 10:29
Автор в целом всё верно изложил, хотя несколько поверхностно. Безусловно, детальное изложение в столь кратком формате невозможно, так как данная тема включает в себя несколько прогрессивных технологий: философию Деминга, Бережливого производства, теорию Голдрадта, процессный подход в управлении и т.д.
Система логистического управления включает все эти технологии процессного управления с обязательной дальнейшей автоматизацией.
0
0
Ответить
Комментарий удален модератором
0
0
Страхова Елена
28 апреля в 11:29
Я, как инженер по нормированию и организации труда, на предприятии разработала подобную схему в ECXEL, но руководство привыкло работать по старинке (с оглядкой на свой опыт) и подобной разработкой пользуюсь исключительно в личных целях для составления ФОТ на месяц (при наличии плана производства). Чтобы подобная схема работала нужно адекватное руководство (гибкое) и при наличии СПЛОЧЕННОЙ КОМАНДЫ.
0
0
Ответить
Елена, Доброго здоровья.
Я Роман Станиславович, меня включили в число экспертов статей. Вопрос актуальный, однако, соглашусь с Вами: всё зависит от Первого руководителя.
Можете поделиться Вашими наработками (k(точка)roman(точка)kz@mail.ru)? Этими вопросами я занимался в советское время (НОТ = это то, что в комментарии Н.ЛОБАНОВА, с которым нельзя не согласиться). Но это всё - нами забыто. С Лин-технологиями, с Кайдзен и т.п. - проще: есть материалы, включая первоисточники, новые наработки, а вот с обоснованным расчетом численности - есть проблемы. Но и есть потребность. Наверно, пришло время всё возродить. Потом скажем и Автору - спасибо.
Спасибо.
0
0
Ответить
Елена, полностью с вами согласна.Руководство пользуется этой раэработкой ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО в ЛИЧНЫХ ЦЕЛЯХ!!!!!!!!!!!!!!! Гибкое руководство-БОЛЬШАЯ РЕДКОСТЬ!
0
0
Ответить
Статья очень актуальная. Спасибо автору. всем удачи и хорошего настроения.
+1
0
Ответить
Елена, лучший комментарий
при наличии
* СПЛОЧЕННОЙ КОМАНДЫ
* адекватного руководства (гибкое)

сокращать тяжелее чем увеличивать поэтому не оптимальная а минимальная численность персонала на 1-2 месяца в ходе которых алгоритм устаканится, навык персонала подтянется и численность будет реально опримальной а не средне взвешенной по отрасли
0
0
Ответить
Алешин Андрей
28 апреля в 18:01
Костя, классная статья, полезная !!!!!

Особенно понравился термин "Доступный фонд рабочего времени" повеяло коммунизмом - "От каждого по возможностям, каждому по потребностям"....
0
0
Ответить
Луценко Игорь
29 апреля в 06:43
Константин вводит понятия "эффективное время" и "оптимальная загрузка". При этом говорит только о времени. Под эффективным временем понимается время занятости. В зависимости от того, сколько времени провел сотрудник на рабочем месте (работа только началась, средина рабочего времени или подходит к концу), время занятости будет изменяться. Также оно зависит от физиологических особенностей личности, опыта работы и атмосферы в коллективе. Поэтому, переделы и простои это не устранимые потери времени. Что касается оптимальной загрузки, то это понятие означает "наилучшей загрузки". Опять таки, все зависит от физиологических особенностей, опыта и навыков. Кроме того, если предприятие развивается, необходимо обучать персонал, перераспределять функциональные обязанности и т.д.

По отношению к запасам существует понятие дефицит. Уровень запасов, ввиду колебаний спроса сознательно завышается, ввиду того что дефицит очень опасен. Дефицит обслуживания также крайне опасен. Вот здесь и проявляется необходимость вводить понятие "оптимальная загрузка" :-)
0
0
Ответить
Игорь, "дефицит" в товарных запасах по канонам логистике просто необходим по группам В и С (АВС анализ) для оптимизации логистических затрат.
В обслуживании дефицит не только не опасен, но и целесообразен, так как оказывать одинаковый "уровень сервиса" ВИП-клиенту и "разовому" клиенту просто глупо и неэффективно с точки зрения распределения ресурсов.
"Оптимальная загрузка"! Когда при мне произносят слово "оптимально", то я всегда спрашиваю по какому набору "критериев, показателей" вы считаете эту оптимальность и человек набирает в рот воздуха, не зная что ответить, так как не понимает о чём говорит.
Есть понятие "нормативная загрузка" - это и есть оптимум!
0
0
Ответить
Вопрос "оптимальной численности персонала" - это вообще на уровне "шаманства"! Равномерная загрузка может быть только на конвейерной линии.
Во всех же других Системах К неравн- коэффициент неравномерности в норме составляет 1, 2-1, 8. Если при этом ещё использовать К исп.р.вр.=0, 75 коэффициент использования рабочего времени, то получим нормальное колебание загрузки персонала в пределах 1, 6-2, 5 раз.
Вот тут и возникает вопрос: сколько персонала нужно держать?
Если оптимальным считать среднее, то при минимальной загрузке будет излишек персонала на 20-50%, а при максимальной загрузке мощности людских ресурсов будет не хватать также на 20-50%!
В качестве объекта исследования можете взять склад, транспортную компанию, загрузку операторов в сбербанке!
Это в теории всё просто и понятно, а на практике "забыли про овраги"!
0
0
Ответить
Николай, думаю Вы встретили человека, который на вопрос: "что такое оптимально" и "по какому критерию", наберет в рот воздух, для того чтобы объяснить, что это такое. Так вот, критерием оптимизации является показатель эффективности использования ресурсов. Этот показатель, в экономических процессах, связывает затраты, время операции и доход. То есть Е=f(З, Т, Д). Если, как Вы говорите, клиент "мелкий", ему нужно уделять столько внимания, сколько покажет максимум критерия эффективности. При этом для обслуживания VIP - клиентов выделяют специально подготовленных сотрудников. Увеличение времени обслуживания снижает доход, если бюджет покупателя жестко ограничен. Поэтому специалист по обслуживанию должен быть подготовлен так, чтобы определить потенциал покупателя и уделить ему столько времени, чтобы эффективность операции была максимальной (в среднем, конечно).
И, Николай, склад, транспортная компания и банковский оператор не являются объектами исследования. Объектом исследования является базовый технологический процесс склада, транспортной компании или банка. Рассмотрение более одного технологического процесса делает оптимизацию невозможной в принципе, ввиду появления локальных экстремумов :-)
0
0
Ответить
Игорь, Рассмотрение более одного технологического процесса делает оптимизацию невозможной в принципе, ввиду появления локальных экстремумов :-)
Как это понимать?
В логистике есть понятие "цепочка поставок", которая включает в себя разные "звенья", т.е. более одного технологического процесса.
Так вот, оптимизация цепочки поставок заключается в выполнении всех процессов поставки по критерию "минимум издержек"!
Значит мы -логисты занимаемся невозможным в принципе?!
Кстати, занимаемся вполне успешно!
0
0
Ответить
Николай, насчет успешно могу поспорить. Но, давайте по сути. Цепочка поставок и звенья это абстракции не имеющие отношения к сути. Есть операция поставки. В рамках этой операции (если говорить об оперативной деятельности), можно изменять объем заказа. Если интервал между поставками постоянный, то размер оптимальной партии определяется наличием такого объема страхового запаса в конце операции, который, при необходимости, погасит вероятный всплеск спроса. Если при увеличении объема закупки будет снижена цена, тогда объем переходящих запасов (если эффективность операции при этом возрастет) может быть увеличен с учетом этой возможности.
Критерий минимума издержек может использоваться, но целью управления является максимизация возможностей (прибыли). Как говорил Роберт Киосаки, можно стать богаче, когда экономишь, но цена, которую нужно платить измеряется временем. "Капиталисты", они нутром чувствуют разницу между издержками и эффективностью :-)
0
0
Ответить
Игорь, немецкий "капиталлист" Джон Шрабфедер в нескольких арифметических вычислениях показал, что 1% снижения затрат эквивалентен 20-30% увеличению объёма продаж. Так что Вы зря недооцениваете затраты!
Целью управления в логистике является бизнес-процесс (операция) по критерию "затраты".
Целью бизнеса конечно является прибыль по критерию "рентабельность"!
Вы слишком "теоретически" представляете "цепочку поставок", путаясь с СУЗ -системой управления запасами.
Классическая цепочка поставок: планирование закупки-заказ у поставщика-производство-транспортировка-таможня-транспортировка-складирование-заказ покупателя-комплектация заказа-доставка-сервисное гарантийное и пост гарантийное обслуживание-иногда возвратная логистика.
0
0
Ответить
Луценко Игорь
29 апреля в 16:58
Николай, я ничего не путаю. Снижение затрат никогда не приводило и не приведет к увеличению объема продаж. Объем продаж может возрасти, если будет снижена цена реализации. Чувствуете разницу? Так вот, если снижение цены продажи приводит к снижению времени операции в два раза, например, при равных затратах, то эффективность возрастает Е=f(З, Т, Д). Покажите мне в формуле затрат взаимосвязь между затратами, временем операции и доходом. Исходя из вашего представления об управлении, доходом и временем операции можно пренебречь. Это грубая ошибка :-)
0
0
Ответить
Игорь, Вы неверно истолковываете моё представление, так как я никоим образом не пренебрегаю временем операции и доходом. В логистике затраты снижаются также путём снижения времени операции, что повышает производительность труда в целом.
Снижение времени - это не самоцель, а средство достижения цели.
Я чувствую разницу, конечно, так как по мнению маркетологов, не всякое снижение цены может повысить объём продаж. Они считают при достижении определённой цены продажи начинают наоборот падать, так как потребитель относится к этой скидке с недоверием. Дальнейшее снижение цены увеличивает недоверие и продажи падают.
Снижать цену ниже себестоимости может только самоубийца!
Поэтому чтобы снизить цену, нужно сначала снизить затраты, чтобы уменьшить себестоимость, так как без прибыли бизнес теряет смысл.
Таким образом, показываю вам взаимосвязь: снижаем затраты-снижаем цену-увеличиваем продажи!
"Так вот, если снижение цены продажи приводит к снижению времени операции в два раза" - Как это?
0
0
Ответить
Николай, Вы мне очень симпатичны, поскольку пытаетесь разобраться в достаточно сложном вопросе. Давайте я приведу Вам примеры, которые покажут, что выбор минимума затрат, а также минимума затрат и минимума времени не гарантируют получение лучший выбор.

1. Затраты 2 время 2 доход 4.
Затраты 2, 1 время 2 доход 5. Эта операция лучше, хотя затраты выше.

2. Затраты 2 время 2 доход 4.
Затраты 2, 1 время 1 доход 4. Эта операция лучше, хотя затраты выше.

3. Затраты 2 время 2 доход 4.
Затраты 2, 1 время 3 доход 10. Эта операция лучше, хотя затраты выше и время выше.

Я пытаюсь показать Вам, что при принятии решения нужно учитывать все 3 параметра операции: затраты, время и доход. Как-то не получается :-(
0
0
Ответить
Игорь, Вы мне тоже симпатичны! но пытаетесь показывать на невзаимосвязанной абстракции, исключая взаимозависимость в связке затраты-время. Я бы согласился с Вашей "троицей", если бы Вы вместо "доход" использовали "маржа"!
Но мы отклонились от темы оптимизации персонала и снижения потерь (невосполнимых затрат)
0
0
Ответить
Николай, маржа это прибыль, которая является разницей между доходом и затратами. Операцию определяет именно тройка, поскольку прибыль, это производная величина от двойки. Я не исключаю взаимосвязь затрат и времени, но поскольку цель управления не имеет смысла без дохода, подход его игнорирующий не обеспечивает достижения максимума эффективности.

Сторонникам опоры на затраты всегда приводят простой аргумент - отсутствие деятельности это самый лучший вариант, исходя из минимума затрат. После этого сразу вспоминают о доходе или прибыли, как разности Д и З :-)

До свидания, Николай!
0
0
Ответить
Игорь, и Вас с Наступающими праздниками!
0
0
Ответить
Спасибо, Николай, взаимно!
0
0
Ответить
Большое спасибо за статью. Я взял для себя интересные мысли плюс мои наблюдения, через 6-7 лет посморю что получиться.
0
0
Ответить
Я, Нургуль пишу магистерскую диссертацию мне очень помогла ваша статья Игорь. Очень полезная и актуальная. Спасибо вам большое удачи вам
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Обсуждения
Комментарии Публикации
Сташков Сергей
Руководитель компании «EvaERP»
Как избавиться от операционного монстра в компании
Часто руководители компаний сетуют на хронический недостаток времени, [...]
Сизов Андрей Игоревич
Президент компании «Время не ждет»
Почему бизнес-тренинги не помогают?
Семинары, тренинги, учебные курсы, бизнес-литература — все это [...]
Теплухин Аркадий Викторович
Руководитель компании «Эксперт Консалт»
Какие ошибки допускают в работе маркетологи и боссы
Все мы не без греха. У каждого есть сои уровни некомпетентности в том [...]
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса