Отправить статью или инфоповод

Как выявить потери и рассчитать оптимальную численность персонала

Как выявить потери и рассчитать оптимальную численность персонала
Генеральный директор «Cost'a Consulting Group»
В статье рассматривается подход к определению оптимальной численности персонала с учетом исключения непроизводительных операций (потерь). Также, высказывается мнение о полезности работы в ограниченных ресурсах с точки зрения поддержания в тонусе управленческих навыков.

Процесс управления численностью в организациях (см. рисунок 1) имеет большое значение как с точки зрения обеспечения конкурентоспособности выпускаемой продукции/услуг, так и с точки зрения поддержания в тонусе управленческих компетенций.


Рисунок 1. Модель управления численностью

Конкурентоспособность выпускаемой продукции/услуг обеспечивается за счет формирования оптимальной себестоимости. Так, затраты на персонал в производственных компаниях могут составлять 3-25%, а в сфере услуг — до 80%. В условиях падения продаж и снижения прибыли, борьба за себестоимость выпускаемой продукции идет за каждый процент.

Наиболее точным подходом к расчету оптимальной численности является анализ рабочего времени, выявление потерь и разработка мероприятий по их снижению (ликвидации).

Для анализа структуры времени может быть использован подход из концепции бережливого производства (LEAN), где все операции разделяются на три группы:
  1. Добавляющие стоимость;
  2. Не добавляющие стоимость, но необходимые для выполнения операций из п.1.;
  3. Не добавляющие стоимость, деятельность может выполняться и без них.
Основными потерями являются все операции, не добавляющие стоимость (т.е. те операции, за которые внешний клиент не готов платить), к ним относят:
  • Лишние перемещения/движения на рабочем месте;
  • Ожидания работы;
  • Согласование документов и иные ожидания управленческих решений;
  • Встречи и звонки;
  • Поиск информации;
  • Исправление ошибок, переделывания и т.п.
Пример анализа рабочего времени (монтаж электрических шкафов):


Нажмите чтобы увеличить

Задача менеджмента выявлять и организовывать работу по их устранению.

В качестве основных инструментов выявления потерь рабочего времени является проведение фотографий рабочего времени. Сейчас используются различные формы организации данной работы — самофотография (на рабочий стол устанавливается специальный софт), видео-наблюдения по данным камеры в помещении или закрепленной на каску рабочего или простой бланк, куда вручную заносятся увиденные нормировщиком операции. Но суть метода остается прежней — поминутно расписать все действия сотрудника в течении рабочего дня и классифицировать операции на добавляющие и не добавляющие стоимость (см таблицу 1).


Рисунок 2. Фрагмент ФРВ машиниста крана

Поддержка в тонусе управленческих компетенций менеджеров организации достигается за счет постоянного поиска резервов повышения производительности труда и работы в ограниченных ресурсах.

Поиск резервов может осуществляться в рамках устранения потерь рабочего времени, о которых говорилось выше или в более масштабном смысле «потерь» — когда рассматриваются не только человеческие ресурсы, но и все ресурсы организации: производство, логистика, закупки, продажи, НИОКР и т.п.

Тогда список потерь выглядит таким образом:
  1. Перепроизводство продукции;
  2. Брак;
  3. Лишние движения;
  4. Транспортировка;
  5. Ожидания;
  6. Излишняя обработка;
  7. Хранение запасов;
  8. Использование высокой квалификации на неквалифицированной работе.
Под каждый из видов потерь руководитель должен организовать разработку мероприятий по их снижению/ликвидации, а затем руководить процессом внедрения. В такие проекты должны быть вовлечены руководители и специалисты всех уровней — ключевые фигуры в бизнес-процессах. Подобные проекты реализуются от одного года до 3-4 лет и требуют значительных усилий как менеджмента, так и сотрудников организации.

Если говорить о работе в ограниченных условиях, как способе поддержания управленческого тонуса, то это достигается за счет расчета оптимальной численности без учета пиковых значений по загрузке.

Практически в каждом бизнесе есть свои циклы загрузки — на каких-то предприятиях это сезонность (например, в строительстве бум начинается с весны и продолжается до середины осени, а потом — затишье), у кого-то это определенные дни недели (FMCG, продажа колбасы лучше осуществляется ближе к выходным) и т.д.

Как правило, руководители подразделений стараются содержать штат сотрудников, который мог бы легко справиться с пиковой нагрузкой. При этом, в остальные периоды можно обнаружить резервы или проще говоря — простои персонала.

Здесь уже не справится с помощью простых замеров рабочего времени — нужна динамическая модель, которая бы позволяла осуществлять расчет численности в зависимости от объемов работ.

В качестве такой модели выступает т.н. «калькулятор численности», который разрабатывается на базе EXCEL, но со временем должен быть интегрирован в бюджетную модель организации.

Пример «движка» такого калькулятора, разработанного для промышленного предприятия (изготовление труб) представлен ниже:


Рисунок 3. Модель расчета численности

В качестве входящей информации для расчета численности используются данные об объеме выпускаемой продукции в ассортименте. На выходе получаем расчет необходимой численности по рабочим местам и зонам обслуживания. Внутри «движка» используются данные замеров длительности операций на основании фотографий рабочего времени в привязке к технологическому процессу и видам оборудования.

За счет использования такой модели руководство предприятия точно знает, сколько людей и в какой период потребуется для выполнения плана. Теперь остается спланировать загрузку персонала с учетом неравномерного плана выпуска — кого-то пораньше отпустить в отпуск, заранее договориться с подрядчиками, изменить график работы и иные мероприятия по гармонизации загрузки.

Заключение


Анализ и выявление потерь, разработка мероприятий по их устранению является неотъемлемой частью работы современного менеджмента организаций. Чаще всего данный функционал сосредоточен в подразделениях HR-отдел организации труда или в подразделении по развитию производственной системы.

Но наиболее сложной задачей является внедрение улучшений. Исключение выявленных потерь относится к области привычек и сформировавшихся десятилетиями навыков работы персонала, а это сложная категория воздействия. Работа по внедрению изменений — сложный многоуровневый процесс, который включает в себя как знания технологии, так и социально-психологических аспектов управления людьми.
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать
рутинные процессы, он всё сделает сам: рассчитает
налоги, создаст счета, заполнит декларации,
отправит в налоговую и фонды.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно