Закрыть
Закрыть
Как это работает?
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис «Моё дело» поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа
бесплатно :)
Как это работает?
Как это работает?
Прислать статью

Почему должностные инструкции не работают?

Поделиться
0
Почему должностные инструкции не работают?
Президент компании «Время не ждет»
Зачастую в компаниях расписаны должностные инструкции (далее ДИ), но почему-то они не выполняются сотрудниками. Тема очень актуальная. И важно знать, почему же они не работают. Существует три основных момента почему происходят трудности в исполнении ДИ.

Для чего мы вообще вводим ДИ? Почему бы не работать без них. Должностные инструкции, упрощенно, — инструмент для того, чтобы лучше выполнялись задачи. Каждый сотрудник на своем посту просто должен, используя ДИ добиваться результатов, что от него и ожидается. Поэтому роль их высока. Но существует три вещи, которые затрудняют работу ДИ.

В ходе работы нашей компании, мы наблюдали следующее:

1. Это то, что сами ДИ написаны очень сложно. Они не подходят для того сотрудника, который должен выполнять эти инструкции. Как это выглядит?

Например: руководитель хочет внедрить ДИ в компанию. Он слышал об этом, что это хорошая вещь, что это приносит результат. Узнав об этом, он просто берет, копирует, не разбираясь подходит ли это 100% под его компанию, под конкретного сотрудника и пытается это внедрить. Что мы видим в результате? Общаясь с самим руководителем или с каким-то из сотрудников, наблюдается, что они не понимают, что именно от них требуется. Там все настолько запутано, что нет четкой картины «А что же все-таки в результате?».

Сдать любую отчетность в ИФНС и фонды через интернет за 5 минут

Реальный случай: один владелец бизнеса решил внедрить ДИ. Он попросил помочь одного из сотрудников. Сотрудник просто скачал инструкции с интернета и принес руководителю. Но суть в том, что сами ДИ некорректны, сложны и непонятны. Все должно быть ясно: Что? Где? Когда? Как? Почему?

Если кто-то взял ДИ, прочитал, все понял и приступил к действию — значит такая ДИ понятна.

2. Нарушается постепенность того, что должен выполнять сотрудник. Представьте, приходит сотрудник, ему прописывается такая «портянка» инструкций, то есть то, что от него ожидается. Это сотрудник, он не плохой и не хороший, но у него есть желание меняться, он хочет здесь работать, ему все нравится, но от него по ДИ ожидается много пунктов, которые он еще не способен, не умеет или не может делать. Повторюсь, это не значит, что он не хочет. Он хочет это делать, но не прописана четкая последовательность того, как достигать тех или иных результатов и что для этого нужно делать? Какими вещами он должен овладевать и какие показатели от него требуются. Поэтому, когда приходит новый сотрудник, не следует ожидать от него, что он сразу будет давать вам готовый продукт.

Например, есть план продаж. Это замечательно, если наш сотрудник возьмет план и будет действовать на все 100%. Но если смотреть объективно, как бывает в жизни, он будет, скорее всего, испытывать какие-то непонимания и сложности. И как раз в этот момент ДИ не способствует его успеху, его развитию. Он видит, что здесь от него требуются определенные вещи, которые у него не получаются, и, поэтому, все должно быть прописано так как нужно.

Например, первый уровень — важны определенные вещи, определенный функционал. Это приводит к определенному результату. На этом этапе он получает определенное обучение. При достижении определенных показателей, он переходит на следующий уровень. На следующем уровне — обучение другое, показатели и продукты другие и только при достижении этого он переходит на следующий уровень. Это все должно быть прописано постепенно. В противном случае, у сотрудника возникнет замешательство. Ощущение, что он этого не сможет, ему это не по силам, хотя он очень продуктивный и хочет овладеть чем-то новым. Но у него нет четких критериев и понимания, что делать, чтобы перейти на следующий уровень, потому что этого не прописано в ДИ. Так, получается снежный ком, который давит и вводит сотрудников в замешательство.

Быстрая проверка контрагента на благонадежность по ИНН, ОГРН, названию, ФИО или адресу. Проверь себя и своих партнеров :)

3. Основная задача руководителя — использовать персонал. Использовать, значит ставить задачи своим сотрудникам и получать результаты от решенных персоналом задач. Сотрудники такие же люди, как и мы все, поэтому важно понимать, как работает человек: от чего ему хорошо, от чего плохо и от чего он счастлив. Есть идея, что люди изначально ленивы и несчастны. Но на самом деле люди счастливы, когда они делают что-то ценное и испытывают себя счастливыми, им хочется больше работать. Это происходит когда сотрудники в большой степени используются. ДИ и являются тем инструментом для того, чтобы лучше использовать сотрудника на его посту. Возможно, у вас есть организационная схема, которая показывает как потоки в компании распределяются. Приказы также являются административными инструментами, направленными на использование людей в работе.

Пример: Сотрудники компании не справляются с задачами, которые перед ними стоят. Руководитель начинает регулярно решать эти задачи за сотрудников и озадачен он этим больше, чем сам персонал. Он уделяет этому очень много внимания, но персонал не очень то и заинтересован, они считают, что это его проблемы. Руководитель решает внедрить ДИ или любые другие административные инструменты. Но проблема заключается в том, что эти инструменты нужно использовать, а не просто повесить на доске объявлений в офисе или в кабинете руководителя. Это инструменты, которые должны использовать сами сотрудники.

Таким образом, третий пункт является одним из самых важных в трудностях с должностными инструкциями. Если внимательно посмотреть, то любой административный инструмент служит лучшему использованию сотрудников. Не забывайте определения слова использовать, пожалуйста.

Например, музыкант. Если он научился использовать свой инструмент, то дальше ему помогут административные инструменты: красивый чехол, хорошие ноты. Но если он не научился использовать инструмент, то никакие инструменты ему уже не помогут, какими бы замечательными они не были. Так же и с персоналом. Для руководителя сотрудник — это ценный, важный и значимый инструмент для получения результатов. Сотрудник может многое при правильном использовании. В противном случае, все административные инструменты, любые, становятся дополнительной головной болью руководителя.
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)
В избранное
Подписывайтесь на наш Дзен-канал: zen.yandex.ru/delovoymir.biz
Поделиться
0
Президент компании «Время не ждет»
Полное бухгалтерское обслуживание для ИП и ООО
Попробовать бесплатно
Полезные статьи
к вам на почту
Подпишитесь на рассылку
Подписаться!
21 комментарий
Федорова Оксана
12 января в 09:37
Спасибо, хорошая статья!
+1
0
Ответить
Абудихин Михаил
12 января в 10:01
Вопрос очень правильно поставлен. Проблема должна решаться с позиции процессного подхода к управлению предприятием. В ДИ обязательно должны быть отражены именно те процессы в которых участвует конкретный работник (обращайтесь к бизнес-аналитику). Тогда вопроса о том работает или не работает ДИ не возникнет. А у нас зачастую действительно копирование формальных документов.
+3
-1
Ответить
Нечаева Инна
12 января в 10:59
Да к сожалению есть такой факт, формальное ознакомление стандартных ДИ. нужно разобраться с этим вопросом. Спасибо очень кстати в начале года.
+1
0
Ответить
Наконечный Дмитрий
12 января в 11:18
Семантический анализ текста от Марии любопытен. Но более полезно прокомментировал Михаил. ДИ формируются на основе процессов. А они не всегда описаны с точки зрения процессного подхода. Для многих бизнес-процессы - это для СМК или еще зачем-то, и это отдельно. А на столе - любимая елка оргструктуры. И из ее веток и иголок сочиняются истории, кто что-где-когда должен делать. Это объектно-ориентированный подход. А нужны функции в потоке процессов, и лишь потом к ним привязанные исполнители. Хотя бы функциональный, если уж не процессный подход: сперва - Что должно выполняться, а потом уж - Кем, Кто это должен делать. Тогда инструкция может быть корявиста по форме, но более точно отразит суть, смысл и содержание работы исполнителя.
+3
0
Ответить
Орловская Нелли
12 января в 11:30
Тема актуальная, но, на мой взляд, раскрыта поверхностно. Нет механизма разработки ДИ. Мы уже не первый год, проводя на фирмах диверсионно-функциональный анализ их деятельности, сталкиваемся (в том числе и в Европейских странах) с просто идиотским положением дел в области ДИ. Именно поэтому уже достаточно давно мы разработали технологию разработки ДИ собственными силами сотрудников фирм. Эти ДИ отличаются конкретностью, привязкой к изменяющимся условиям на фирмах и комплиментарностью к работе всего организма фирмы. А не встле "правая рука не знает, что должна и что делает левая рука". Но без предварительно ДФА нет смысла вообще даже мечтать:) о ДИ...
Если кому-то интересен наш подход - пишите.
Спасибо.
Нелли
0
-1
Ответить
Федотов Александр
12 января в 11:40
Проблемы с ДИ имеют место по естественным причинам. Формализм при разработке и склонность людей к избеганию каких-то устанавливаемых рамок.
+1
0
Ответить
Анализ причин - это хорошо, но владельцам бизнеса важнее результат.
Не в стиле "Кто виноват", а "Что конкретно делать"
+1
-1
Ответить
Нелли, директорам в большинстве своем интересен один вопрос: Сколько в кармане. А проблемы, это к делу не относится.
0
0
Ответить
Орловская Нелли
12 января в 11:42
Дополнение к предыдущему моему мессиджу. 1. Там есть опечатки - простите, но спешила.
2). Без предварительной диагностики болезни больного нельзя его начинать лечить методом "тыка" - никакие из пальца высосанные ДИ не помогут.
По нашей статистике цифры примерно таковы:
60% бардака на фирме (в том числе по причине формальных ДИ) - это замечательная фирма!
от 70 до 80% бардака - это все как-то живущие фирмы. Они составляют подавляющее большинство от всего вообще бизнеса.
за 80% бардака - фирмы потенциальные банкроты. Таких кстати не так много.
При этом больше всего бардака в брендовых или "жирных" фирмах, где уже не сотрудники, а бюрократы, которым плевать на прибыль хозяина, дай зарплату и преференции.
Вообще то о ДИ надо думать, когда еще бизнес находится в стадии предстартапа. Потом ребенок может родиться больной или мертворожденным.
Опый нашей работы с 1993 года на регионах постсоветского пространства и в странах Восточной и Западной Европы. Есть и о чем рассказать и кого и с кем сравнить...:)
+1
-1
Ответить
Кунаков Николай
12 января в 12:28
Если на Вас работает специалист - который знает свое дело, понимает, что от него требуется, то ДИ только ограничат его, загонят в рамки.
Другое дело с человеком, который только начал этим заниматься (есть образование, знание теории, но мало практики) - грамотно построенные ДИ, которые ответят на вопрос "Как это сделать?" (какие использовать инструменты и когда) не будут игнорироваться.
0
-1
Ответить
Зюзько Владимир
12 января в 12:50
Согласен с Орловской Нелли, что тема намного шире и глубже. Нужно вовлекать персонал в разработку ДИ и др. регламентирующих документов.
Три пункта - слишком поверхностный взгляд.
Согласен и с Кунаковым Николаем, что нужно знать меру в регламентации деятельности.
От себя добавлю, что даже если ДИ близки к идеалу, для того, чтобы они работали, нужно иметь механизмы контроля их исполнения и рычаги воздействия, в т.ч. и в виде заработной платы.
Рычаги воздействия в позитивном ракурсе. Опыт показывает, что люди делают именно то, за что деньги получают.
А вообще, спасибо автору за поднятую тему.
0
0
Ответить
Иванов Михаил
12 января в 13:02
Это важно! Предложения чистая "отсебятина"!
0
0
Ответить
Орловская Нелли
12 января в 14:24
Могу поделиться элементами нашей технологии создания ДИ.

Вариант первый. Слабый, иногда корявый, но все таки работающий. Это в случае, когда у заказчика нет возможностей приглашать нас.
- Кадровые работники собирают специфическую информацию (все подробно есть в наших анкетах) от каждого специалиста о том "когда, в каком объеме, в каком качестве и в каком виде" данный специалист хочет получать от каждой ключевой фигуры, с которой он связан по работе для того, чтобы его работа была более качественная, простая, менее затратная, но более эффективная. Типа, что хочет получать "болт" от "гайки", чтобы они вместе были комплиментарной рабочей парой и приносили пользу и прибыль всей конструкции, в которую они входят.
Затем те самые ключевые фигуры делают то же самое и на нашего специалиста. Получается такая перекрестная информация о специфике работы друг друга. В результате полученных данных можно довольно точно составить уникальные и эксклюзивные ДИ на каждого работника.
В самом процессе много всяких секретиков, без учета которых можно наломать дров. Но мы же сейчас не ставим цель в этом форуме обучить всех и всем помочь?:)
А вообще проблема с ДИ - это всего лишь часть системной проблемы бизнес- конструкции. Мне очень приятно, что многие это понимают.
Готовы помочь.
0
0
Ответить
Седых Сергей
12 января в 15:27
Сейчас у бизнес-консультантов самый высокий сезон. По комментариям к статье это прямо вопиюще-очевидно )

От себя добавлю, что никакая ДИ не будет полноценно работать, как бы точно и полно она не описывала функции исполнителя, без "зашития" инструкции в логику автоматизированной системы.

Документ становится как бы проводником к лучшему использованию самого себя.

А вот CRM или ERP или BPM должны работать над исполнением инструкций. Они обеспечивают необходимый контроль над показателями и обеспечивают "защиту от дурака".

Без автоматизации исполнения - разработанные документы и ДИ часто просто лежат мертвым грузом на сервере компании.
0
0
Ответить
Абудихин Михаил
12 января в 15:57
Как бизнес-аналитик со стажем могу добавить. И ДИ и ТЗ на автоматизацию бизнес-процессов и оргструктура предприятия в принципе должны рождаться из модели целей (стратегической карты), модели бизнес-процессов, глубоко проработанной (до уровня действий). Ну и управляться все это должно с помощью ССП (сбалансированная система показателей). Вот тогда и только тогда будут и ДИ исполняться, и системы автоматизации оптимально работать. Утопично конечно звучит, но к этому нужно стремиться. Да и методики проработаны и инструменты есть для такого моделирования. Не хватает как обычно волевых решений владельцев бизнеса, ну и денег конечно. Недешево это все стоит.
+1
0
Ответить
Михаил, на 100% согласна, что нужно системно подходить к решению вопроса. Но часто люди не умеют самостоятельно взглянуть на свою фирму непредвзято и пытаются субьективно, мелкими заплатками латать процесс то в области ДИ, то в области продаж, то логистики и т.д.. Типа "выпью анальгин и пока ничего не болит". Болезнь анальгином не вылечишь...
0
0
Ответить
Нелли, именно так все и обстоит на самом деле. Редко кто зрит в корень. В основном симптомы лечат. Так хоть бы это делали грамотно! Экономят на специалистах и надеются, что как-то само рассосется. На моей практике были проекты, когда грамотно исправленная бизнес-логика одного процесса толкала на продолжение в других. Ну и наоборот конечно тоже было. Привлекают дилетантов к проектам оргразвития - результат: утрата доверия к подобным проектам.
+1
0
Ответить
Михаил, у нас на эту тему как-то сам собой уже давненько родился слоган:
"жадность, тупость и лень губит все, даже самые лучшие, начинания".

С другой стороны, цинично, но факт: где больные там и врачи...:))
0
0
Ответить
Криворучко Елена
13 января в 14:39
Должностная инструкция относится к формату локальных актов и раскрывает суть обязанностей сотрудника, является инструментом в том числе для выработки аттестационного процесса. Привлекать сотудника к коррекции должностной инструкции - возможно. Но руководитль, принимая сотрудника должен уже иметь ее на руках. Подчиненный, а он всегда умнее руководителя, так напишет для себя инструкц, что... Должностная инструкция - пререгатива руководства бизнесе. Это защита бизнеса.
0
0
Ответить
Елена, вообще-то разговор идет не о том, чтобы каждый сотрудник сам себе разрабатывал ДИ. Это конечно бред. Но использовать всю полноту информации из первых уст необходимо. Разработка грамотных и эффективных ДИ - это на самом деле рутинная нудная и очень ответственная работа, не терпящая формализма. Эта работа требует строгой технологичности, мозгов и терпения. И дурной вкус, если руководитель любого уровня бежит, как бригадир, с лопатой и метлой выполнять ту работу, которую может и должен выполнить рядовой сотрудник. Дело другое, что этот самый руководитель может и должен собрать все плоды, которые ему принесут на блюдечке подчиненные, и из этих плодов приготовить шедевр. Авторитарный метод руководства в стиле "Раз я руководитель, то априори мастер на все руки" - порочна и неэффективна. Авторитаризм должен быть, но роль руководителя не быть всемогущим всезнайкой, способным заткнуть любую пробоину. Его роль настолько технологизировать весь процесс бизнеса, чтобы всем работать было бы проще, понятнее, малозатратнее, а результат был бы эффективным и стабильным. И, самое главное! Любой руководитель никогда лучше подчиненного не знает все нюансы рабочего процесса подчиненных, ибо он наверху своего персонального Олимпа и ему неведома точная и непредвзятая информация о процессах внизу. Мы иногда (но это проходит только на фирмах Западной Европы) рекомендуем в регламент работы 1-2 раза в месяц руководителям всех рангов официально опускаться на один-два дня в состав рядовых. Эффект потрясающий: на собственной шкуре видно все собственные ляпы, которые ранее не были поняты буквально физически, информация о том, что реально делается, имеется через собственную работу, а не так как тебе приподносят льстивые подчиненные. И коллектив начинает таких руководителей уважать гораздо более.
Вообще вся тема слаженной работы фирмы настолько многомерна и многогранна, что тема ИД в ней достаточно второстепенна. Если на этапе стартапа не было мозгов все заранее продумать, так и будет этот многорукий, пустоголовый, кривой, но амбициозный бизнес-мутант ковылять по жизни. Россия богата талантливыми людьми и ресурсами, но когда впереди действия идут чувства и эмоции, а технологиями и правилами пренебрегают, часто всесто РЕЗУЛЬТАТА получают результатик, да и то часто кривой и косой. Обидно за россиян! Ведь у вас все есть, чтобы быть впереди планеты всей. Так хоть свой собственный забор можно научиться починить..
Извините за прямоту и жесткость. Но я - диверсионный аналитик и сю-сю-пусю - это не про меня.
0
0
Ответить
Андреева Раиса
06 февраля в 12:06
Очень актуальная тема. В нашей компании вопрос с должностными инструкциями носит острый характер. У нас к сожалению так же они носят формальный характер. И результат мы имеем соответствующий.
0
0
Ответить
Отправить
Чтобы оставить комментарий, авторизируйтесь или зарегистрируйтесь
Обсуждения
Комментарии Публикации
Гусаков Юрий
Медиа продюсер
«Старый Арбат был нашим Диким Западом»
Сверхприбыли, власть криминала и пьяный угар: бывший фарцовщик [...]
Денисова Елена
Руководитель обучения и развития в компании «RUsoft», бизнес-практик
Как подготовиться к встрече с ТОПом и получить максимальный результат [...]
Эта статья — инструкция по применению в подготовке встреч не только с [...]
Гриц Дмитрий
Юридическая фирма «Гриц и партнеры»
Как уволить неэффективного сотрудника без судебных разбирательств?
Большинство руководителей нередко сталкиваются с неэффективными [...]
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии
и сдача отчетности онлайн
Сервис умеет сам рассчитывать налоги,
создавать счета, заполнять декларации и
отправлять их в налоговую и фонды онлайн.
Просто попробуйте. Это бесплатно!
Попробовать бесплатно
Закрыть
Автоматизация бухгалтерии для любого бизнеса
Сервис поможет вам автоматизировать рутинные процессы, он всё сделает сам:
рассчитает налоги
создаст счета
заполнит декларации
отправит в налоговую и фонды
Попробовать бесплатно
Эксклюзивно для читателей «Делового мира»
Месяц полного доступа бесплатно :)