Скопировать ссылку
Предприниматели нечасто пользуются классическим бухгалтерским учетом для анализа показателей или принятия управленческих решений. Этому есть как объективные причины — сложный, требующий специальных знаний, учет, отсутствие необходимых аналитических данных, так и субъективные: зачастую бухгалтеры не утруждают себя объяснением тех или иных показателей.
Так и сложился стереотип, что бухгалтеры ведут учет только для налоговой, а баланс — вообще документ без какого-либо практического применения.
Однако потребность предпринимателей в аналитических данных не отпала, она, наоборот, возрастает с каждым днем. А отсутствие желания использовать бухгалтерские программы приводит к созданию собственного учета. В обычной жизни его называют «управленческим», и каждый сталкивался с ним в виде таблиц в тетрадях, записей в Excel, Access, GoogleDoc, самописных программ и т.д. По сути, это тот же самый бухгалтерский учет, только созданный кустарным способом. И, само собой, предприниматели набивают шишки, проходя весь этот путь, который уже давно сделал бухгалтерский учет, еще начиная с IV века до н.э., пока не пришел к своему современному виду.
Однако тема эта довольно обширная, поэтому сегодня я обращу ваше внимание только на один аспект, но, пожалуй, самый «больной» — это проблема контроля в управленческом учете. Даже если опустить на время умышленное искажение данных с целью воровства и мошенничества, пресловутый человеческий фактор никто не отменял. Людям свойственно ошибаться, и это можно понять, но вот с точки зрения руководителя, количество ошибок в учете желательно свести к нулю (по возможности).
В управленческом учете контроль чаще всего сводится к тому, что за одним человеком проверяет второй, за вторым — третий и т.д. Однако такая проверка не только не приносит ожидаемых результатов, но даже вредит общему делу. В процедуре проверки одного сотрудника за другим, по сути, никакого контроля не осуществляется. Там, где может ошибиться один человек, соответственно, велик шанс, что промахи окажутся и у двоих, и троих. Со временем работа обоих работников (и основного, и контролера) превращается в рутину, «глаз замыливается». В дополнение к этому каждый из них надеется друг на друга. Зная, что операции будут проверяться, основной сотрудник уже не с такой тщательностью относится к выполняемой работе, а тот, кто проверяет, обычно считает, что недочетов уже будет немного, и его ответственность ослабевает. Это приводит к тому, что ошибки в таких случаях возникают даже чаще, чем, если бы не было дублирующей функции контролера.
Так как же не завести в тупик контролирование учета и при этом получать максимально достоверные данные о состоянии бизнеса?
Как известно, все новое — это хорошо забытое старое. И в качестве иллюстрации эффективного контроля бизнес-процессов я обращусь к истории государства российского: освоению Сибири русскими казаками под предводительством Ермака в конце XVI-го века.
Сибирская земля обладала несметными богатствами, и после поражения хана Кучума Ермак организовал так называемый «выход»: обоз с пушниной, золотом, драгоценностями. Он состоял из 32 подвод и предназначался для государя. Но ввиду того, что сам поход Ермака в Сибирь проходил при активном содействии купцов Строгановых, то и обоз под руководством ближайшего соратника Ермака Ивана Кольцо, был отправлен в Москву через резиденцию Строгановых в Перми. Разумеется, последние знали о богатствах Сибири, но, тем не менее, даже они были удивлены изобилию дорогостоящих товаров. И посчитали справедливым оставить часть подвод у себя в распоряжении, а государю отправить только 20. Так они и сделали, и до Москвы обоз дошел в существенно урезанном виде.
Строгановы не учли только одного факта: Ермак решил подстраховать себя и осуществить контроль выполненной операции. Одновременно с «выходом», он отправил гонца с особым поручением в адрес государя. В числе других поручений он должен был сообщить государю информацию о количестве подвод в обозе. К тому же, гонец был отправлен совершенно другим маршрутом, гораздо южнее Перми, в районе современного Ульяновска.
На такой контроль не были затрачены дополнительные ресурсы, т.к. гонец в любом случае отправлялся в Москву. И повлиять на этот процесс заинтересованные в хищении лица не могли. Так купцы Строгановы поплатились за свою самоуправство с обозом, а мы с вами можем сделать вывод о том, каким образом организовать систему контроля.
Основная идея состоит в том, чтобы параллельные процессы в учете должны быть организованы таким образом, чтобы они имели некие точки пересечения, в которых данные должны совпадать. Кстати, именно на этом и базируется система двойного учета в классической бухгалтерии: одна сумма записывается дважды в разных разделах.
А теперь пример в деятельности любой компании: оплата по счетам за товары. Сумма, оплаченная поставщику, вносится в таблицу по движению денежных средств как расход. И второй раз вносится в таблицу по расчетам с поставщиками. В конце дня проверяем остатки по расчетному счету и в кассе с суммой, которая появилась в нашей таблице по движению денежных средств. Само собой, они должны совпадать. А в таблице расчетов с поставщиками у вас возникнет либо долг за ним (если была совершена предоплата), либо долга не будет вовсе (если товар был получен до оплаты). Любые отклонения от этих сумм будут свидетельствовать об ошибках. А уж будут это промахи в учете, в документах или в работе — это и предстоит выяснить тому, кто непосредственно контролирует учет.
