Секреты эффективных вебинаров: от идеи до аплодисментов

Константин Фомин

Продюсер, технический директор и основатель KF.STUDIO

Что такое вебинары и почему они так популярны

Вебинар — это онлайн-трансляция мероприятия с образовательной целью. Лекция, семинар, тренинг, коуч-сессии, воркшоп — все это известные образовательные оффлайн-мероприятия, для которых необходим контент, спикер, участники, помещение, а также множество организационных манипуляций. Все эти мероприятия можно провести в онлайн-формате в виде вебинара, затратив на это чуть меньше ресурсов.

Проведение вебинаров — это удобно, доступно и быстро. Во-первых, удобство заключается в проведении вебинара с минимальными затратами как для организатора, так и для участников. Нет необходимости в аренде помещения, логистике, проживании и так далее. Во-вторых, вебинары облегчают взаимодействие с аудиторией в режиме реального времени. Спикер может не только отвечать на вопросы, но и проводить голосования, обсуждать идеи и делиться информацией с любым участником из любой точки мира.

Отсюда вытекает критерий доступности: вебинары позволяют масштабировать мероприятие не только по количеству зрителей, но и по регионам охвата. Главное здесь — правильно рассчитать время выхода в эфир, учесть все задействованные часовые пояса. Скорость запуска — наиболее привлекательный критерий для организаторов. Вебинар можно провести «здесь и сейчас»: для этого нужна лишь готовность спикера, платформа для вебинаров, базовый набор оборудования и аудитория.

Качественные платформы не требуют долгого вникания в интерфейс, позволяют быстро организовать конференцию, а также предоставляют отчеты и аналитику об активности участников во время трансляции, что позволяет оптимизировать программу вебинара в момент проведения и для будущих онлайн-мероприятий.

Нельзя не отметить маркетинговые преимущества вебинаров для организаторов. Во-первых, не нужно тратить много времени на планирование. Во-вторых, вебинар можно использовать как инструмент генерации лидов и продажи продуктов и услуг. Статистика об участниках сессии позволяет составить точный портрет целевой аудитории, а проведение качественных вебинаров позволяет компании или лидеру мнений демонстрировать свою экспертность и поддерживать авторитетный имидж.

Участники вебинара остаются довольны, когда они не тратят на сессию много времени и денег, у них есть возможность быть услышанными и задать свой вопрос, сохраняется доступ к записи трансляции для повторного просмотра, а в конце им преподносят приятный сюрприз или бонус.

Планирование вебинара

А зритель кто?

При планировании вебинара в первую очередь следует отталкиваться от целевой аудитории. Хорошо, когда известны их интересы и предпочтения, пол и возраст, географическое положение и психографическая принадлежность. Благодаря этим параметрам можно с точностью составить расписание вебинара, пригласить уместного спикера и подобрать такие сопроводительные материалы, которые заставят аудиторию делиться впечатлениями со своим окружением и приводить еще больше новых лидов.

Исследование целевой аудитории — это обязательная рутина как перед запуском вебинара, так и после него. Не пренебрегайте изучением статистики участников после каждой новой сессии, ведь со временем аудитория может меняться. Анализируйте и обновляйте клиентскую базу, используйте доступные инструменты маркетинга, такие как Яндекс Метрика, CRM-системы и социальные медиа-платформы, чтобы получить информацию о вашей актуальной аудитории.

Не стоит забывать о бизнес-целях вебинара: определите, что вы хотите получить по окончании сессии и на что участник готов потратить свое время и, возможно, деньги. Точно сформулированные бизнес-цели помогут с выбором темы, формата, спикера, tone of voice, оформлением презентации и масштабом вебинара.

Главное действующее лицо

В переполненном мире онлайн-контента уже сложно чем-либо удивить аудиторию, однако популярный спикер до сих пор является главным привлекающим и удерживающим фактором. Медийность или экспертность — наиболее ценные аспекты при выборе лектора. С помощью медиаресурсов известной персоны проще привлекать аудиторию, а специалист в области вашего бизнеса не даст заскучать публике и преподнесет эксклюзив вашему контенту. В некоторых случаях может не хватать ресурсов на привлечение звезды или эксперта, тогда в качестве спикера может выступить сотрудник, который хорошо погружен в тему и не боится камеры. Для подготовки к выступлению на веб-платформах необходимо обратить внимание на несколько обязательных правил.

1. Коммуникационные навыки важнее внешних данных. Вебинар — это онлайн-мероприятие, которое в первую очередь будут слушать, поэтому главное действующее лицо вынуждено обладать отличными навыками общения с аудиторией, должно доступно и ясно излагать информацию, а также вовлекать зрителей в контент.
2. Информация для декламирования должна быть не только понятной, но и качественной. Спикер обязан обладать приятным и громким голосом, иметь хорошую дикцию и навыки произношения слов как на родном языке, так и на заимствованном (если такой используется). Имейте в виду, что звук может отставать или искажаться микрофоном, а большинство участников будут слушать вебинар в наушниках и в шумном помещении, так что проблемы с речевым аппаратом спикера только усугубят донесение информации.
3. Стиль презентации должен попасть не в бровь, а в глаз вашему зрителю. Несмотря на то, что большая часть аудитории будет слушать выступление, а вторая часть — рассматривать спикера, транслируемые материалы должны быть разнообразны и интересны. Все вебинары зачастую записываются и тиражируются на различные платформы, а также рассылаются в качестве бонуса участникам, поэтому чем креативнее, полезнее и разнообразнее презентационные материалы, тем выше шанс на продвижение вебинара в сети. Используйте все приемы графического оформления и возможности платформ для вебинаров: инфографику, видео, кейсы, диаграммы, опросы, голосования и многое другое, что будет интересно и полезно участнику.
4. Не читайте текст с презентации! Если у вебинара нет цели научить пользователя работать с документами или ориентироваться в уголовном кодексе, то считывание информации со слайда обернется низкой конверсией и высокими негативными отзывами. Презентационные материалы должны соответствовать стилистике мероприятия, дополнять рассказ спикера и удерживать внимание зрителей.
5. Подберите гардероб. Красивый кадр создается не только с помощью правильного угла съемки и обаяния спикера, но и благодаря хорошо подобранным деталям. Выберите нескучный фон, который будет выделять спикера. Исключите из одежды мелкий узор, полоску и клетку, а также цветовую гамму, сливающуюся с телом докладчика. Привлеките визажиста, чтобы лицо не выделялось блеском, а волосы не мешали в течение выступления.

Программа и расписание

Когда вы выбрали цель, тему и релевантных спикеров, можно переходить к разработке программы.

Традиционное расписание вебинара выглядит так:

1. Введение в тематику вебинара.
2. Оглашение повестки вебинара.
3. Обозначение целей и задач вебинара.
4. Выступление и демонстрация контента.
5. Резюме и Q&A сессия.
6. Завершение вебинара.

При составлении расписания следует указывать тайминг каждого блока. Проведите репетицию и укажите временную вилку, которая необходима для каждого пункта. В случае превышения лимита времени в одном блоке следует урезать информацию в другом. Постарайтесь не выходить за рамки общего времени в эфире. Обязательно указывайте длительность всего вебинара. Зачастую пользователь четко выделяет время в своем расписании на участие, и чтобы он остался до самого конца, организатору необходимо строго придерживаться тайминга.

В зависимости от темы, аудитории и масштаба вебинара можно определить его формат. Это может быть лекция с одним или несколькими спикерами, семинар с участием зрителей, воркшоп с перерывами на задания или тренинги с интерактивом для пользователей. Добавляйте столько активностей, сколько позволяет платформа, тема и ваша фантазия. Это не только увеличит вовлеченность участников, но и поможет им лучше понять и усвоить полученные знания.

Выбор платформы: критерии и нюансы

Для проведения вебинаров существует более 10 доступных в России платформ, однако не все они одинаково удобны и полезны как для организаторов, так и участников. Большинство предлагаемых платформ не имеют собственного плеера, трансляция ведется со сторонних сервисов, таких как YouTube, ВКонтакте, Одноклассники. В связи с этим могут возникать проблемы с подключением, демонстрацией и мгновенной передачей сигнала. В рейтингах веб-платформ лидируют Zoom, МТС Линк, Google Meet, Teams, Webex и Bizon 365. С преимуществами и недостатками данных сервисов можно легко ознакомиться на просторах интернета, но не забывайте про некоторые рекомендации при выборе платформы.

1. Цена. Как ни странно, но стоимость проведения вебинара является самым главным критерием при его организации. Обратите внимание, за что взимает плату тот или иной сервис: число участников, формат проведения, количество выступающих спикеров, возможности интерактива и так далее.
2. Передача видеосигнала. Вебинар может транслироваться в другие города и страны, ввиду чего могут возникать задержки в передаче сигнала. Отталкивайтесь от программы и масштаба мероприятия: если не подразумевается быстрая обратная связь от аудитории и не запланированы интерактивы, то вам подойдет любая платформа, даже с плеером на сторонних сервисах.
3. Доступность. Упрощенное участие в вебинаре увеличивает количество потенциальных зрителей. Чем легче пользователю попасть на трансляцию, тем лучше. Длительные регистрации, заполнение данных, скачивание приложения, неразборчивый интерфейс и другие раздражающие факторы тормозят путь вашего клиента. Выбирайте платформу, позволяющую потребителю быстрее прикоснуться к вашему контенту.
4. Функционал. Самый распространенный формат вебинара — это лекция спикера с презентацией. Любой сервис обеспечит вам демонстрацию экрана компьютера, но не каждый сервис позволит проводить манипуляции с этим экраном. Если вы хотите разнообразить выступление моментальным рисованием на доске, составлением таблиц и графиков, проведением опросов и вывода статистики, то здесь перечень подходящих платформ значительно сужается. Сервисы без собственного плеера не дадут вам разгуляться и воплотить все креативные идеи. Обратите внимание на Zoom Webinars, в данной категории ему нет равных.
5. Исследования и статистика. Все вебинары проводятся для привлечения новых лидов, поэтому попасть в целевую аудиторию и охватить как можно больше зрителей — первостепенная задача проведения вебинара. Некоторые сервисы в режиме реального времени проводят исследования аудитории, а по окончании вебинара отдают бесценную информацию о каждом участнике. Это, безусловно, полезная функция для организаторов, за которую можно отдать предпочтение тому же Zoom Webinars.
6. Рассылка. Еще одна полезная функция — это email-рассылка. Платформы запрашивают электронную почту участника при регистрации, дабы напомнить ему о предстоящем событии. Сервис автоматически направляет письма за определенное время до события, что облегчает жизнь маркетологу и участнику. Также есть функция отправки записи вебинара и подарка за участие (если такой предусмотрен). Если у вас намечается масштабный вебинар, состоящий из нескольких сессий, обратите особое внимание на эту функцию при выборе платформы.

Техническая подготовка: законы вебинаров

Существует 6 главных законов вебинаров, соблюдение которых обеспечит успешное проведение мероприятия и создание качественного продукта.

1. Звук важнее картинки. Помимо речевых и коммуникативных навыков спикера, нельзя забывать про качество передаваемого звука. Привлеките профессиональную технику и звукорежиссера, который настроит аппаратуру и обеспечит высококачественную звукопередачу.
2. Говорите по одному. Какая бы ни была продвинутая платформа, в один момент времени может говорить только один человек. Здесь не получится перебить говорящего из-за задержек видеосигнала и особенностей восприятия речи в онлайн-формате. Для эффективной коммуникации говорить можно только по очереди, поэтому очень важно модерировать этот процесс.
3. Каждый должен заниматься своим делом. Чем больше специалистов у вас в команде, тем меньше шанс, что все пойдет не так. Если вы обладаете небольшой командой продакшена — обратитесь к профессионалам. Предоставьте спикеру вовлечение аудитории в контент, сценаристу — составление программы, звукорежиссеру — корректировку звука, оператору — настройку картинки, режиссеру — регулирование происходящего в кадре.
4. Все должно быть зарезервировано и продублировано. При подготовке к вебинару должен быть план А и план Б. Необходимо подготовиться ко всем вариантам развития событий. Порепетируйте сразу два сценария и держите при себе всего по два: два микрофона, две камеры, два интернет-канала и даже второго спикера.
5. Поддержка — это важно. Обеспечьте технической поддержкой не только участников вебинара, но и вашу команду. Во время прямых трансляций могут возникать непредвиденные ситуации, которые необходимо решать в реальном времени. Здесь не обойтись без модератора, который хорошо знаком с платформой, и без технического специалиста, хорошо знакомого с оборудованием. Модератор будет следить за обратной связью и держать в курсе команду. Технический специалист будет устранять поломки и обеспечивать бесшовное проведение эфира.
6. Проводной интернет. Повсеместно распространены WiFi и мобильный интернет, однако ни одно беспроводное подключение не даст вам такой стабильности сигнала. Проводной интернет обезопасит вебинар от зависания картинки и кваканья звука. Даже если вы используете профессиональное оборудование, а в команде дежурит поддержка, плохое интернет-соединение может молниеносно завершить мероприятие.

Маркетинговая деятельность

Привлечение и продвижение

Привлечение участников к вебинару требует активной маркетинговой работы. Без аудитории вебинар не имеет смысла и ценности. Не забывайте использовать базовые инструменты и каналы продвижения, предварительно расписав стратегию и выделив бюджет.

Для начала можно обратиться к рекламе. Используйте различные каналы для охвата целевой аудитории. Настройте таргетинг в социальных сетях, разместите несколько баннеров на тематических веб-сайтах, обратитесь к подходящим инфлюенсерам и хорошенько прогрейте аудиторию в собственных аккаунтах и блогах.

Обратитесь к не менее эффективному email-маркетингу. Создайте привлекательные и интригующие письма с информацией о вебинаре. Укажите в сообщениях все преимущества и бонусы, которые ждут участников. Привлеките их оригинальным описанием программы, добавьте эксклюзивное предложение потенциальному зрителю, чтобы тот немедленно захотел пройти регистрацию. Также не забывайте настроить рассылку с напоминаниями за несколько недель до начала.

Пообещайте по-настоящему ценный подарок помимо «незабываемого опыта» и «уникальных знаний» — это обеспечит дополнительный стимул для посещения вебинара. За регистрацию можно предложить полезный онлайн-материал, а за посещение — скидку на приобретение товара или услуги, участие в розыгрыше, промокод на партнерских сервисах.

Воспользуйтесь кросс-промоушеном, то есть сотрудничеством с другими организациями. Они не только станут партнерами или спонсорами вашего вебинара, но и привлекут новых участников из своей аудитории.

Наконец, обратитесь к профессионалам по визуалу. Создайте качественные превью и тизеры вашего вебинара. Сделайте презентацию и подкрепите ее экспертной статьей, которую можно растиражировать по блогам, сайтам, социальным сетям и письмам. Организуйте информативный лендинг, помогающий аудитории узнать все о вашей компании, продукте, команде и, конечно же, будущем вебинаре. У потенциальных участников не должно остаться вопросов, но однозначно должно появиться желание зарегистрироваться.

Постсобытийная работа

Успех вебинара сложно оценить по его завершении. Даже если во время эфира у вас была 100%-я вовлеченность, спикер ни разу не запнулся, а сложное трансляционное оборудование не подвело — это лишь половина того, что можно назвать успехом. Далее начинается постсобытийная работа и анализ.

После завершения вебинара обязательно выполните все обещания, которые давали во время сессии. Отправьте благодарственные письма, напомните о доступе к записи вебинара (если такая имеется), преподнесите вознаграждение за участие, предложите дополнительную информацию по пройденной теме и попросите оставить отзыв. Постивентная коммуникация продемонстрирует вашу заботу и продлит интерес к будущим мероприятиям.

На основе полученных отзывов можно провести статистический анализ, исследование общего впечатления и зрительскую оценку соответствия ожиданиям. Выделите наиболее частые проблемы и пожелания, обратите внимание на упоминания о качестве контента.

Если используемая платформа для вебинаров позволяет учитывать web-трафик, обязательно изучите его. Проследите за уровнем вовлеченности и продолжительностью нахождения в эфире. Исследуйте комментарии, вопросы, реакции в чате. Внимательно рассмотрите замечания об ошибках или неясностях, а также о преимуществах сессии. Это поможет лучше понять аудиторию и точки развития для вас в будущем.

Заключение

Вебинары являются эффективным инструментом для коммуникации, обучения, продвижения товаров и услуг на рынке, а также удобным средством получения информации для простого пользователя. Успех проведения вебинара зависит от качественной подготовки и постивентной работы.

Главными факторами планирования вебинара являются: исследование целевой аудитории, выбор спикера и грамотная разработка программы. От потребностей и интересов вашей целевой аудитории зависит все остальное: спикер и программа. Уделите максимум внимания изучению потенциальных зрителей, и тогда ваш вебинар обречен на успех.

При выборе платформы в первую очередь обратите внимание на качество и скорость передачи видеосигнала. Для организаторов будет полезен маркетинговый и демонстрационный функционал, а для участников — доступность. Пока что на гребне волны остаются Zoom, МТС Линк, Google Meet, Teams, Webex и Bizon 365, однако убедитесь, решит ли выбранный сервис цели и задачи именно вашего мероприятия.

Соберите команду специалистов, которые обеспечат техническое сопровождение и качество транслируемого звука и картинки. Проработайте план А и план Б, а также обзаведитесь поддержкой. Помните: на мероприятии каждый должен заниматься своим делом. Профессионалы-многостаночники — это хорошо, но ненадежно.

Комплексный подход и грамотно расписанная стратегия продвижения помогут привлечь максимальное количество участников к вашему вебинару. Главное, не скромничайте при выборе инструментов, каналов и составлении бюджета.

Только после проведения трудоемкой постсобытийной работы вы окончательно узнаете, насколько успешным был ваш вебинар. Полученные результаты помогут не только в организации и проведении будущих мероприятий, но и в составлении маркетинговой стратегии.