Скопировать ссылку
Что входит в складской учет
Складской учет — это система данных о материально-производственных запасах (МПЗ), которые хранятся на складе. МПЗ включают товары, сырье, материалы и готовую продукцию.
Учет МПЗ на складе включает:
- Поступление запасов. Экспедитор привозит товары, сырье или материалы на склад, а кладовщик или другое материально ответственное лицо их принимает. Задача приемщика — проверить накладные, чеки и обязательные сертификаты, убедиться, что с грузом все в порядке, и занести данные о полученных МПЗ в систему.
- Хранение и контроль остатков. На складе отводится отдельное место для каждого материального запаса, соответствующее рекомендуемым условиям хранения, габаритам, пожароопасности и так далее. На каждый запас нужно оформить карточку с названием, характеристиками, количеством в наличии. Важно следить за состоянием МПЗ, их сроком годности, чтобы минимизировать списания.
- Перемещение. Материальные запасы перемещают по разным причинам: например, отправляют со склада в магазин или пускают в производство. Все передвижения необходимо фиксировать.
- Инвентаризацию. Во время инвентаризации сверяется фактическое количество МПЗ с учетными данными. Также проверяется срок годности, выявляются поломки, некомплектность. На основе инвентаризационных описей учетные данные корректируются.
- Выбытие запасов. МПЗ покидают склад в результате продажи или списания.
Для чего нужен складской учет
Вести учет материально-производственных запасов необходимо, если вы хотите:
- Знать, какой товар, в каком количестве и на какую сумму есть на складе, в торговой точке, на витрине или в другой локации. Если не иметь этих данных в доступе, деятельность компании значительно замедлится. Чтобы продать товар, продавцу нужно будет каждый раз ходить на склад и проверять, есть ли он в наличии. Прежде чем начать производство, придется пересчитывать материалы — иначе не будет понятно, сколько продукции можно произвести.
- Контролировать движение МПЗ от поступления на склад до выбытия. Вы получаете товары от поставщиков, часть перемещаете в торговый зал, часть оставляете на складе, продаете, резервируете, списываете. Все эти операции необходимо отслеживать, чтобы понимать, сколько товаров вы продаете, сколько остается, в какие периоды количество продаж растет, а в какие, наоборот, падает.
- Планировать закупки. Знание остатков и скорости реализации позволяют определить оптимальное время и объем поставок, чтобы всем покупателям хватало товаров и чтобы при этом на складе не копились излишки.
- Снизить количество воровства. Точные данные об остатках, которые должны быть на складе, помогают выявить факт недостачи, а данные о движении МПЗ — установить время подозрительных операций. Сотрудникам будет сложно скрыть товарные потери.
Виды складского учета
Стандартно выделяют четыре вида складского учета — выбор подходящего зависит от сферы, в которой работает бизнес, ширины ассортимента и особенностей МПЗ.
- Номенклатурный. На каждый материальный запас заводится отдельная карточка, в которой прописываются его характеристики (цвет, размер, срок годности, объем, материал, состав и так далее), указываются поставщики, закупочные цены. Материальные запасы не делятся на категории и группы. Этот вид учета подходит для компаний с небольшим ассортиментом, когда для поиска МПЗ достаточно наименования.
- Партионный. Этот метод предполагает обособленный учет каждой партии товара. Товары из разных партий хранятся отдельно, а к каждой партии прикрепляется свой товарный ярлык. Например, если вам привезли партию из 50 банок синей краски, а у вас на складе еще осталось несколько банок такой же краски из предыдущей партии, то вместе они храниться не будут. Партионный учет ведут, когда у товаров небольшой срок годности или их характеристики могут отличаться в зависимости от партии.
- Сортовой. Товары учитывают по группам (сортам), партии и закупочные цены значения не имеют. Например, вы заказали пионовидные розы красного цвета у двух поставщиков по разным ценам. При внесении учетных данных эти две партии смешиваются и затем списываются в произвольном порядке, так как у товара один сорт.
- Партионно-сортовой. Материальные запасы сортируются сначала по партиям, а затем — по сортам. Подходит компаниям с широким ассортиментом.
Документооборот на складе
Каждый этап складского учета сопровождается определенными документами — они утверждены федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ. Можно разработать собственные формы документов или воспользоваться установленными образцами — приводим их в таблице:
Как вести учет на складе
Вести складской учет можно вручную, с помощью автоматизированных программ или комбинировать оба метода.
Ручной складской учет
Учитывать товары и материалы вручную допустимо на первых порах, пока у компании нет большого ассортимента и частых продаж. Предприниматели обычно заводят специальный журнал или создают таблицы Excel с номенклатурой и хранят накладные в отдельной папке. Небольшие магазинчики могут вести учет таким образом годами.
Но с развитием бизнеса вести учет вручную становится невозможно, так как появляется множество трудностей:
- Данных становится очень много, они путаются, а сотрудники начинают делать ошибки, обнаружить которые бывает непросто.
- Вся информация об остатках и движении МПЗ хранится в одном месте. Это усложняет обновление данных, особенно если у вас несколько торговых точек. Из-за этого вы можете продать товар, которого на самом деле уже нет на складе, задержать отгрузку и поссориться с клиентами.
- Нужно чаще проводить внеплановые инвентаризации, чтобы актуализировать данные.
- Все документы приходится заполнять вручную.
- Приходится тратить много времени на складской учет или нанимать дополнительных сотрудников.
- Есть риск потерять данные.
Автоматизированный складской учет
Предполагает работу в программе для складского учета. Например, в Большой Птице 2.0 можно:
- Регистрировать все складские операции от закупки до продажи.
- В любой момент видеть список доступных товаров и материалов. Учитывать остатки можно удобным именно для вас способом: по партиям, сериям, серийным номерам или группам. Можно отследить не только количество МПЗ, но и их себестоимость.
- Следить за движением материально-производственных запасов в специальном отчете.
- Вести складской документооборот: оформлять учетные карточки, накладные, акты списания и оприходования. Все печатные формы заполняются автоматически на основе данных, которые вы вводите в систему.
Все вычисления в Большой Птице 2.0 проводятся автоматически — это исключает случайные ошибки. Для предотвращения ошибок в системе также предусмотрена система аудита. Например, если вы оформляете продажу, а на складе недостаточно товаров или цена оказывается ниже себестоимости, система предупредит об этом.
При продаже товаров продавец сделал скидку на печенье в размере 70% — в результате цена печенья оказалась ниже себестоимости на 12 рублей 20 копеек. Система сразу же уведомила об этом, чтобы продавец мог принять меры и отменить убыточную продажу.
А при желании вы можете запретить проведение нежелательных операций в разделе «Оперативный контроль», который находится в профиле пользователя.
Выводы
Ведение складского учета необходимо, если вы хотите знать, сколько материалов и товаров у вас есть, оценивать продажи и спрос, грамотно планировать закупки. Складской учет на предприятии предполагает регистрацию данных о наличии и передвижении материальных запасов, оформление сопроводительной документации и контроль за состоянием МПЗ.
Автоматизация складского учета помогает сэкономить время, силы и бюджет, так как программа упрощает работу сотрудников и помогает избежать обидных ошибок. Автоматизировать учет можно с помощью специальной программы. Например, в Большой Птице 2.0 можно проводить приемку, перемещение, продажи, списание, оприходование и инвентаризацию, резервировать МПЗ, учитывать остатки по партиям, сериям, серийным номерам и модификациям. А встроенные печатные формы, которые заполняются автоматически, позволяют сделать документооборот максимально простым.
